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Oficina de Administración de Proyectos (PMO)
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO), DISEÑO Y PUESTA EN MARCHA.
La Oficina de Administración de Proyectos (PMO) es un cuerpo o entidad dentro de la organización, que tiene asignadas varias responsabilidades con relación a la administración centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción.
La responsabilidad de una PMO puede abarcar desde proveer funciones de apoyo para la administración de proyectos, hasta la responsabilidad de dirigir proyectos.
La función fundamental de la PMO es brindar apoyo a los gerentes de proyectos en diferentes formas, entre las que se encuentran:
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Identificar y desarrollar metodologías, mejores prácticas, y políticas y normas para la administración (gerencia) de proyectos.
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Administrar recursos compartidos entre los diferentes proyectos dirigidos por la PMO.
Desarrollar y administrar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida por los proyectos (activos de los procesos de la organización).
Instruir, orientar, capacitar, supervisar.
Vigilar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y plantillas de la administración (gerencia) de proyectos mediante auditorías a los mismos.
Coordinación de la comunicación entre los proyectos.
Consolidar resultados de los proyectos a cargo de la PMO.
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Posibles actividades y funciones de una PMO.
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Modelo simplificado de funciones / interacciones.
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Posicionamiento organizacional y relaciones principales
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La PMO y los gerentes de proyectos persiguen objetivos diferentes y, por tanto, responden a necesidades diferentes; sin embargo, todos los esfuerzos deben estar alineados con las metas estratégicas de la organización,
El gerente de proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto, mientras que la PMO administra cambios relativos al alcance del programa o del portafolios, que pueden considerarse oportunidades potenciales de alcanzar mejores resultados del negocio.
El gerente de proyecto controla los recursos asignados al proyecto a fin de cumplir mejor los objetivos del mismo; la PMO optimiza el uso de los recursos de la organización que son compartidos entre los proyectos a su cargo.
El gerente de proyecto administra las restricciones (alcance, cronograma, costo y calidad entre otras), mientras que la PMO administra las metodologías, normas, oportunidades/riesgos globales e interdependencias entre los proyectos a nivel empresarial.
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